Rauman miekkeilijat ry jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 30.8.2024
1. Rekisterinpitäjä
Rauman miekkailijat ry
3276089-9
juhani.liljanko@gmail.com
2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Juhani Liljanko
juhani.liljanko@gmail.com
0400449116
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Rauman miekkailijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
- väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Rauman miekkailijat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Laskuihin liittyvät tiedot
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Käyttäjälokitiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Rauman miekkailijat ry:lle.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Kitsas) sähköistä laskutus- ja kirjanpitopalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi laskutusta. Jäsenrekisteriä ylläpidetään excel taulukkolaskentaohjelmassa ja jäsenviestinnässä käytämme sihteerin tai puheenjohtajan Gmail sähköpostiohjelmaa.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään jäsennyyden keston ajan.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsennyyden keston ajan.
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
- Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
Oikeus peruuttaa suostumus
- Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.
Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
